Описание обработки 1С для Shelter Cloud.
Обработка предназначена для получения информации из Shelter Cloud в 1С и обратно.
Для работы требуется токен (выдаёт техподдержка при наличии в тарифе у отеля этой опции).
Из Shelter Cloud в 1С передаются данные:
- Список бронирований
- Список услуг
- Список оплат картой и наличными
На основе этих данных в 1С создаются документы (на выбор):
- Реализация (по проживанию и доп.услугам)
- Наличная оплата
- Оплата картой
- Счета
- Акты
Из 1С в Shelter Cloud передаётся информация о принятых платежах по безналу.
Установка обработки.
Обработка устанавливается в 1С стандартным способом. Ниже пример для 1С 8.3: "Бухгалтерия предприятия 3.0" на управляемых формах.
1. Откройте Администрирование –> Печатные формы, отчеты и обработки
2. Поставьте флажок "Дополнительные отчеты и обработки" (Появится ссылка "Дополнительные отчеты и обработки")
3. Нажмите на эту ссылку, в открывшемся окне нажмите на кнопку “Создать” и выберите файл обработки frontdesk24.epf. После того как выбрали форму, нужно указать ее размещение (в каких экранах она будет видна). Также нужно указать доступность пользователям, в табличной части, щелкаем дважды по колонке быстрый доступ и выбираем пользователей. После того как все указали нажмите на кнопку "Записать и закрыть"
4. Добавьте обработку на панель быстрого запуска. Для этого откройте раздел, откуда хотите открывать обработку (например, "Продажи"). Найдите надпись "Дополнительные обработки". Если её нет - нажмите "Настройка действий". Найдите нужную обработку и кнопкой "Добавить" перенесите её в правую часть окна и нажмите "Ok".
Теперь подключенной обработкой можно пользоваться.
Работа с обработкой.
Для запуска обработки в 1С откройте экран, куда она подключена, например "Банк и касса" и выберите пункт "Дополнительные обработки" и там выберите "Импорт из Frontdesk24".
Если обработку запустили в первый раз, нужно произвести настройку. Если нет - этот шаг можно пропустить и перейти к закачке документов.
Настройка параметров закачки.
Для доступа к данным в Shelter CLOUD нужен токен, который можно получить, написав в техподдержку. Его нужно вписать в поле "токен".
Путь к файлам сопоставления - это место для хранения служебных файлов с сопоставлениями. Его можно оставить пустым, тогда будет использован путь по умолчанию. Почти всегда этот вариант подойдёт и поле можно не заполнять.
Организация по умолчанию - организация, на которую будут создаваться документы.
Контрагент физ.лицо - если не установлена следующая галка, то документы от физлиц будут привязываться к указанному в этом поле контрагенту.
Создавать контрагента физ.лицо и договор - если установлено, то для каждого физлица будет создано новое значение в справочнике контрагентов и договор. Иначе - контрагента нужно выбрать либо в этом поле либо при закачке.
Создавать контрагента юрлицо если не сопоставлен - если при закачке юрлицо не удалось сопоставить по ИНН, оно не было сопоставлено ранее и пользователь не стал сопоставлять его сейчас - то то при установленной галке - модуль создаст нового контрагента с названием как в Shelter CLOUD и документ повесит на него.
Ответственный - ответственный, который будет проставлен в документах.
Закачка документов.
Для получения данных выберите нужный период и нажмите кнопку "Загрузить данные из Frontdesk24". Вы получите список документов, которые можно создать или обновить.
Обратите внимание на синие колонки. Это колонки, возможно требующие сопоставления. Часть из них может заполняться автоматически согласно настроек, а часть требовать ручного сопоставления. Например, чтобы документ с партнёром, который в Shelter CLOUD называется "Букинг Ком" подвязался к правильному контрагенту в 1С - нужно выбрать нужного из них в выпадающем списке. Возможно, придётся нажать "Показать все" и найти нужное значение там. После того, как все сопоставления сделаны, сохраните их через пункт "Ещё" (см.скриншот).
Для создания или обновления документов проставьте галки напротив нужных строк (есть кнопка, которая проставляет всем сразу) и нажмите "Создать/Обновить документы по выбранным строкам". В колонке "Документ" появятся названия документов, можно их оттуда открыть.
Импорт платежей из 1С Shelter CLOUD.
Для импорта платежей из 1С в Shelter CLOUD, нужно открыть вкладку "Импорт", выбрать даты платежей и нажать "Заполнить документы". Вы получите список платежей, которые в указанном периоде созданы в 1С (например, закачаны из клиент-банка). Выберите нужные платежи галочками и нажмите "Отправить в FD24".
Результат может быть один из следующих:
- Бронирование от контрагента с указанным в платеже ИНН и суммой найдено в FD24 и оно одно. В этом случае в бронировании будет создан платёж. Если в документе 1С у плательщика не указан ИНН, то он считается физлицом и тогда подбор идёт по бронированиям, у которых в списке гостей есть гость, у которого ФИО полностью совпадает с указанным в 1С плательщиком. Сумма при этом не проверяется (физлица часто вносят предоплату), если подобрался 1 гость с таким ФИО, оплата на него вешается независимо от суммы.
- Бронирование от контрагента найдено, но из несколько. В этом случае можно кликнуть на ячейку с номером бронирования, выбрать правильное бронирование и повторить импорт.
- Бронирование не найдено и вариантов нет. Можно внести номер бронирования вручную и повторить импорт. Если контрагент с таким ИНН как в платеже и бронирование с таким номером будет найдено - в этом бронировании будет создан платёж. Если контрагента не обнаружено - повторная попытка так же не удастся. Для физлиц проверки на ИНН не будет, если указать номер бронирования, платеж в нём будет создан.
Пример выбора бронирования если их найдено более одного:
Пример когда платёж сохранён успешно:
