Заполнение карточки мероприятия

В карточке мероприятия указывается основная информация по мероприятию, добавляются дополнительные услуги и услуги по тарифу, особенности мероприятия для выгрузки в отчёт, список участников мероприятия и услуги ресторана.
 
    Вкладка «Мероприятия»
При создании мероприятия в первую очередь необходимо заполнить основную информацию в левой части карточки, внесите данные и сохраните мероприятие.

Значение полей:
«Статус» - статус бронирования мероприятия.
«Гарантия» - гарантия бронирования мероприятия, подтягивается из справочника гарантий.
«Действует до» - дата и время действия бронирования.
«Категория мероприятия» - категория мероприятия, при выборе которой доступна опция под кнопкой «Добавить» - «Добавить услуги по категории». Если для выбранной категории мероприятия в справочнике категорий добавлены услуги, то они будут предложены к добавлению в раздел «Дополнительные услуги».
«Броня» - номер бронирования, по которому создаётся мероприятие.
«Тема» - тема мероприятия.
«Ресурс» - бронируемый ресурс.
«План рассадки» - план рассадки гостей в мероприятии, подтягивается из справочника планов рассадок.
«Начало/Окончание/Продолжительность» - дата/время начала и окончания мероприятия и его продолжительность.
«Взрослых/детей» - количество взрослых и детей в мероприятии.
«Место/Ресурс» - бронирование места в ресурсе или весь ресурс.
«Ответственный» - ответственный сотрудник за мероприятие, открывается список гостей с фильтром по типу гостя «Сотрудник»/ «Пользователь».
«Фолио» - номер фолио для начисления услуг по мероприятию. При создании мероприятия по брони фолио – это фолио группы, при создании мероприятия без брони фолио – фолио мероприятия.
«Трансфер» - схема трансфера, с помощью которой возможен автоматический перенос услуг на другое фолио, исходя из настроек трансфера (на фолио группы/организации/выбранное фолио).
«Тариф» - тариф, настроенный для ресурса в формировании тарифов.
«Зарезервировал» - гость/организация, забронировший ресурс.
«Цвет» - цвет мероприятия на шахматке.
«Включить оповещение» - оповещение о начале мероприятия в виде всплывающего окна.
«Оплачено» - отметка об оплате мероприятия для отчёта «Список мероприятий».
«Примечание» - дополнительная информация о мероприятии.
 
Если в мероприятие необходимо добавить дополнительные услуги, то это возможно сделать в правой части карточки мероприятия во вкладке «Дополнительные услуги». Все дополнительные услуги или услуги по тарифу автоматически начисляются на фолио мероприятия после завершения самого мероприятии. Подробнее о начале и окончании мероприятия смотрите тут.
 
Дополнительные услуги
Дополнительные услуги можно начислить вручную, из брони, по категории.
- Для ручного добавления дополнительных услуг используйте кнопку «Добавить».

 
Выберите услугу из справочника услуг, установите количество и стоимость услуги, а затем сохраните карточку.

Значение полей:
«Гость» - гость, которому будет начислена услуга.
«Наименование» - наименование услуги.
«Количество» - количество услуг.
«Цена» - цена услуги, подтягивается из справочника или устанавливается вручную.
«Скидка» - процент скидки, устанавливается вручную.
«Стоимость» - цена услуги с учётом скидки.
«Примечание» - дополнительная информация о доп. услуге.
«Ответственный» - ответственный сотрудник за доп. услугу, открывается список гостей с фильтром по типу гостя «Сотрудник»/ «Пользователь».
«Подразделение» - подразделение, ответственное за доп. услугу, открывается список подразделений из справочника отделов.
«Оплачено» - сумма оплаченной услуги, информационное поле.
«Начало» - дата/время начала оказания услуги, отображается в отчётах.
«Окончание» - дата начала окончания услуги, отображается в отчётах.
«№ п/п» - номер платёжного поручения, информационное поле.
 
Для изменения услуги используйте кнопку «Изменить», для удаления услуги – «Удалить».

- Для добавления дополнительных услуг по категории мероприятия используйте кнопку «Добавить услуги по категории», она доступна только при выборе категории мероприятия, которые настраиваются в справочнике категорий мероприятий.

 
При добавлении услуг по категории появится сообщение:

Нажмите «Да» для добавления услуг.
 
Все услуги, которые были добавлены в справочнике для выбранной категории мероприятия, автоматически добавятся в раздел «Дополнительные услуги».
 
- Для добавления услуг из брони создайте групповое бронирование и по кнопке «Группа» добавьте дополнительные услуги.

 
Затем по данной брони создайте мероприятие или прикрепите к брони уже существующее, а после используйте опцию «Добавить услуги из брони».

 
Откроется окно «Доп. услуги», где необходимо выбрать услугу, добавленную из групповой брони.

 
Затем откроется карточка добавления дополнительной услуги, в которой при необходимости можно внести изменения, проверьте данные и сохраните карточку доп. услуги.

 
Автоначисления по тарифу
В поле «Автоначисления по тарифу» будут отображаться услуги при выборе тарифа, их нельзя изменить или удалить.

 
При сохранении мероприятия с услугами по тарифу будет появляться сообщение:

 
Если услуги необходимо начислить до начала мероприятия, то нажмите кнопку «Да», если нужно автоматическое начисление после завершения мероприятия, то нажмите «Нет».
Если услуги не должны быть предложены к начислению до начала мероприятия, то в настройках системы установите параметр «Не запрашивать начисление (трансфер) услуг на фолио мероприятия до его начала».
 
Автотрансферы
В поле «Автотрансферы» отображаются услуги в том случае, если в мероприятие была добавлена схема трансфера. При выборе схемы трансфера «На выбранное фолио» (подробнее тут) автоматически будет открываться список фолио.

Найдите необходимое фолио с помощью фильтра слева и выберите его. После завершения мероприятия все услуги, которые добавлены в схему, оттрансферятся на выбранное фолио.
 
    Вкладка «Ресторан»
В данной вкладке создаётся меню для мероприятия (при интеграции с ПО «R-Keeper»). Сначала необходимо создать группу, а затем выбрать блюда. Для создания новой группы в левой части окна используйте кнопку «Добавить». В открывшемся окне впишите код и наименования группы, например, «Меню».

 
Затем в правой части окна добавьте блюда для созданного меню.

 
Блюда, добавленные по меню, будут отображаться в отчёте «Коммерческое предложение»:

 
    Вкладка «Особенности»
В данной вкладке указываются дополнительные условия/услуги по мероприятию. При определённых настройках услуги (подробнее тут), выбранные в особенностях, будут отображаться в поле «Доп. услуги», а по завершению мероприятия начисляться на фолио.

 
Если для особенности была добавлена услуга в карточке особенности (смотрите настройки особенностей мероприятия), то при указании количества в особенностях

 
услуга автоматически добавится в раздел «Дополнительные услуги».

 
Особенность, выбранная для мероприятия, будет отображаться в отчётах «Дополнительная информация по аренде зала»:

 
и «Дополнительная информация по питанию»:

! Используются только те особенности, что заведены в справочнике, новые записи в отчётах отображаться не будут.
 
    Вкладка «Участники»
В данной вкладке добавляются все гости, которые будут присутствовать на мероприятии. Если мероприятия создаётся без брони, то участники добавляются вручную, если мероприятия создаётся по брони, то можно подгрузить список гостей по брони в список участников. Для добавления участников вручную используйте кнопку «Добавить», а затем в поле «Гость» используйте кнопку для открытия списка гостей.

 
После завершения мероприятия у участников можно поставить отметку «Присутствовал».

 
Если мероприятие создаётся по брони, то список гостей можно выгрузить в список участников. Создайте бронирование, добавьте гостей, а затем создайте мероприятие по брони. При создании мероприятия по брони появится окно:

Нажмите «Да», если необходимо добавить гостей из брони в список участников мероприятия.
 
    Вкладка «Картинки»
Возможность прикрепления картинок в мероприятие, которые впоследствии выгружаются в отчёте «Подготовка мероприятия», доступна c использованием служб ShelterOnlineServer и после настройки онлайн-сервера в настройках системы.

 
Перейдите во вкладку «Картинки» и используйте кнопку «Добавить картинку», которая станет доступна после настройки.

 
В открывшемся окне найдите картинку на компьютере и выберите её.

 
При добавлении картинки программа предложит внести комментарий. Впишите примечание при необходимости и нажмите «ОК».

 
После сохранения превью картинки отобразится в списке всех добавленных картинок в мероприятии:

 
При необходимости картинку можно заменить или удалить, также можно добавить, изменить или удалить примечание. Для редактирования картинки используйте кнопку «Изменить», выделив необходимое изображение.

 
Откроется окно редактирования картинки, измените картинку, добавьте, отредактируйте или удалите примечание, а затем используйте кнопку «Сохранить». Если никаких изменений вносить не нужно, используйте кнопку «Закрыть».

 
Добавьте все необходимые изображения и сохраните карточку мероприятия. Все добавленные картинки вместе с примечаниями отобразятся в отчёте «Подготовка мероприятия»: