Справочник уведомлений по email
Продукт: Shelter CLOUD Модуль: Уведомления по email (не требует отдельной лицензии) Уровень доступа: Пользовательский Версия: CLOUD Статус: Stable Дата обновления: 2026-06-29
Оглавление
- Общие сведения
- Главный выключатель
- Общие правила
- Как включить уведомление
- Уведомления гостям
- Письмо гостю при создании бронирования
- Письмо гостю за N дней до заезда
- Подтверждение получения оплаты гостю
- Письмо гостю при выставлении счёта в платёжной системе
- Письмо гостю при аннулировании брони
- Письмо в день рождения гостя
- Письмо через N дней после выезда гостя
- Проверка СБ пройдена / Проверка СБ — отказ
- Уведомления сотрудникам
- Стоп-лист email-адресов
- Фиктивные адреса OTA-систем
Общие сведения
Shelter CLOUD автоматически отправляет email-уведомления гостям и сотрудникам отеля. Все уведомления настраиваются в настройках пользователя — для этого нужно кликнуть на имя пользователя в правом верхнем углу и выбрать раздел «Уведомления по email». Для доступа к настройкам у пользователя должны быть соответствующие права.
В верхней части раздела «Уведомления по email» находится переключатель Вкл/Выкл — он отключает или включает все уведомления гостям разом.
Общие правила
Чтобы уведомления работали, должны быть выполнены следующие условия:
- Почтовый сервер настроен (раздел Настройки отправки уведомлений). Подробнее о настройке SMTP — в статье Настройки почтового сервера в Шелтер Клауд.
- Email гостя не попал в стоп-лист (подробнее — см. Стоп-лист email-адресов).
- Email гостя не является фиктивным адресом OTA-системы (подробнее — см. Фиктивные адреса OTA-систем).
- Каждое уведомление отправляется не более одного раза на каждого получателя.
- Выбран шаблон письма — если шаблон не указан, уведомление не отправляется.
- Выбранный шаблон активен и не удалён.
Как включить уведомление
Для каждого уведомления гостю в интерфейсе есть набор полей:
- Вложение — необязательное поле. Можно выбрать шаблон, результат которого будет прикреплён к письму как PDF.
Уведомления гостям
Письмо гостю при создании бронирования
Когда отправляется: при появлении нового бронирования.
Тема по умолчанию: «Подтверждение бронирования»
Условия отправки:
- Бронь не аннулирована
- Статус брони — не «Запрос»
- Дата выезда в будущем
- Прошло не менее 10 секунд с момента создания брони (буфер на проверку овербукинга)
- Бронь создана не более 3 часов назад (для бронирований из Booking.com — 72 часа)
- Бронь пришла из внешнего канала (не создана вручную через Frontdesk, Shelter, YandexTravel, kurortmag) — при включённой настройке «Только для онлайн-бронирований»
- Письмо по этой брони этому гостю ещё не отправлялось
Дополнительные настройки:
- «Только для онлайн-бронирований» — если включено, письмо уходит только по бронированиям из онлайн-каналов. При этом бронирования из источников Frontdesk, Shelter, YandexTravel и kurortmag исключаются.
- Исключение источников — через техническую поддержку можно задать список источников, по которым подтверждение отправляться не будет.
Письмо гостю за N дней до заезда
Когда отправляется: за заданное количество дней до даты заезда.
Тема по умолчанию: «Бронирование»
Условия отправки:
- Бронь не аннулирована
- Текущая дата попадает в окно: от «за N дней до заезда» до «день заезда + 1 час»
- Письмо по этой брони этому гостю ещё не отправлялось
Дополнительные настройки:
- «Отправлять за [N] дней» — число от 0 до 14. Ввести больше 14 нельзя — это ограничение поля ввода.
Подтверждение получения оплаты гостю
Когда отправляется: при поступлении оплаты за проживание.
Тема по умолчанию: «Подтверждение оплаты»
Условия отправки:
- Зарегистрирован платёж именно за проживание (не за дополнительные услуги)
- Платёж создан не более 12 часов назад
- Письмо по этому конкретному платежу ещё не отправлялось (проверка по идентификатору платежа)
Письмо гостю при выставлении счёта в платёжной системе
Когда отправляется: когда по брони выставлен счёт на оплату в платёжной системе (появился номер счёта).
Тема по умолчанию: «Бронирование»
Условия отправки:
- Бронь не аннулирована
- Дата выезда в будущем
- По брони есть счёт с номером, созданный не позднее 1 дня назад
- Письмо по этой брони этому гостю ещё не отправлялось
Письмо гостю при аннулировании брони
Когда отправляется: при аннулировании бронирования.
Тема по умолчанию: «Бронь аннулирована»
Условия отправки:
- Бронь аннулирована
- Аннулирование произошло не более 1 дня назад
- У гостя есть email
- Письмо по этой брони этому гостю ещё не отправлялось
Письмо в день рождения гостя
Когда отправляется: в день рождения клиента, который ранее проживал в отеле.
Тема по умолчанию: «С днём рождения!»
Условия отправки:
- У клиента заполнена дата рождения
- Сегодняшний день и месяц совпадают с датой рождения
- У клиента была хотя бы одна бронь с выездом не старше 5 лет
- Отправляется только в промежутке 10:00–12:00 по серверному времени
- Письмо этому гостю сегодня ещё не отправлялось
Письмо через N дней после выезда гостя
Когда отправляется: через заданное количество дней после выезда.
Тема по умолчанию: «Бронирование»
Условия отправки:
- Бронь не аннулирована
- Статус брони — «Гости выехали»
- Прошло заданное число дней с даты выезда (окно проверки ±3 дня)
- Письмо по этой брони этому гостю ещё не отправлялось
Дополнительные настройки:
- «Отправлять через [N] дней» — число от 0 до 14. Ввести больше 14 нельзя — это ограничение поля ввода.
Проверка СБ пройдена / Проверка СБ — отказ
Когда отправляется: когда в брони поле «Проверка СБ» принимает значение «Пройдена» или «Отказ». Это два отдельных уведомления — для каждого настраивается свой шаблон, тема и вложение.
Тема по умолчанию: «Бронирование»
Условия отправки:
- Поле «Проверка СБ» изменилось на соответствующее значение в течение последних 7 дней
- Письмо по этому событию ещё не отправлялось
Важно: поле «Проверка СБ» создаётся в интерфейсе — меню Настройки → Доп. поля. Однако включение уведомления и задание параметров письма (шаблон, тема, вложение) в интерфейсе недоступны — для этого нужно обратиться в техническую поддержку, заявка будет передана в разработку. При значении «Отказ» бронь также может автоматически аннулироваться.
Уведомления сотрудникам
Уведомления сотрудникам отправляются на email-адреса пользователей системы. Управляются индивидуально: в карточке каждого пользователя есть галочка «Отправлять уведомления».
Если письмо сотруднику было отклонено почтовым сервером, эта галочка автоматически снимается — сотрудник перестаёт получать уведомления. Чтобы возобновить отправку, нужно заново включить галочку и сохранить карточку пользователя.
Уведомления сотрудникам также поддерживают групповую рассылку: если отель входит в группу отелей и у пользователя включены настройки «Группа отелей» и «Отправлять уведомления по группе отелей», он получает уведомления по всем отелям группы.
Новое бронирование {#новое-бронирование-сотруднику}
Когда отправляется: при появлении нового бронирования из внешнего канала.
Тема: «Новое бронирование в [название отеля]»
Условия отправки:
- Бронь не аннулирована
- Бронь создана не более 3 часов назад (для Booking.com — 72 часа)
- Прошло не менее 10 секунд с момента создания (буфер на проверку овербукинга)
- Бронь пришла из внешнего канала (не Frontdesk, Forinn, TopGM, Shelter)
- Бронь не является тестовой (первые 4 брони отеля игнорируются)
- Бронь не импортированная
- Уведомление этому сотруднику по этой брони ещё не отправлялось
Изменение бронирования из канала {#изменение-бронирования-из-канала-сотруднику}
Когда отправляется: когда внешний канал присылает обновление по существующей брони.
Тема: «Изменённое бронирование из [источник] в [название отеля]»
Условия отправки:
- Обновление от источника получено не более 3 часов назад
- Бронь была создана раньше, чем пришло обновление (то есть это именно изменение, а не создание)
- Уведомление после последнего обновления ещё не отправлялось
Отмена бронирования {#отмена-бронирования-сотруднику}
Когда отправляется: при аннулировании бронирования из внешнего канала.
Тема: «Отмена бронирования в [название отеля]»
Условия отправки:
- Бронь аннулирована
- Аннулирование выполнено не системным пользователем (идентификатор пользователя аннуляции < 14)
- Бронь пришла из внешнего канала (не Frontdesk, Forinn, TopGM, Shelter)
- Аннулирование произошло не более 6 часов назад
- Уведомление этому сотруднику по этой брони ещё не отправлялось
Истёк срок оплаты бронирования {#истёк-срок-оплаты-бронирования-сотруднику}
Когда отправляется: когда по брони был выставлен счёт в платёжной системе, срок оплаты истёк, а деньги не поступили.
Тема: «Истёк срок оплаты бронирования в [название отеля]»
Условия отправки:
- Бронь не аннулирована или аннулирована автоматически за неоплату
- Дата заезда в будущем
- Бронь не оплачена
- По брони выставлен счёт с номером, и срок его действия истёк (дедлайн счёта в прошлом)
- Уведомление этому сотруднику по этой брони ещё не отправлялось
Восстановление пароля
Когда отправляется: когда пользователь нажимает «Восстановить пароль» на странице входа.
Условия отправки:
- Пользователь запросил восстановление пароля
- У пользователя указан корректный email
Стоп-лист email-адресов
Стоп-лист — это внутренний список адресов, на которые рассылка больше не производится. Он не имеет интерфейса управления и заполняется автоматически.
Как адрес попадает в стоп-лист: если почтовый сервер ответил статусом «Rejected» (адрес недоступен, не существует, почтовый ящик переполнен и т.п.), этот email автоматически добавляется в стоп-лист. После этого повторные попытки отправки на этот адрес прекращаются.
Как убрать адрес из стоп-листа: единственный способ через интерфейс — сохранить карточку пользователя (сотрудника отеля) с включённой галочкой «Отправлять уведомления» и заполненным email. При сохранении все записи с таким адресом удаляются из стоп-листа. Для гостевых адресов очистка возможна только через обращение в техническую поддержку.
Фиктивные адреса OTA-систем
Многие OTA-каналы передают вместо реального email гостя автоматически сгенерированный адрес. Отправка на такие адреса бессмысленна, поэтому сервис автоматически блокирует письмо, если email оканчивается на один из следующих доменов:
| OTA-канал | Домен адреса |
|---|---|
| Booking.com | @guest.booking.com |
| Acase (Суточно.ру) | @acase.ru |
| Expedia | @m.expediapartnercentral.com |
| Островок | @ostrovok.ru |
| OneTwoTrip | @onetwotrip.com |
Если в настройках уведомлений включена галочка «Разрешить отправлять уведомления гостям из booking.com (на ...@guest.booking.com)», то отправка на все перечисленные OTA-адреса разрешается.