Заполнение карточки бронирования

Карточка бронирования состоит из 6 разделов – основная информация, организация, дополнительные параметры, параметры заезда, стоимость начислений, идентификаторы. Рассмотрим подробнее каждый раздел данной карточки, а затем кнопки на панели инструментов.

 
В основной информации вводятся данные по гостю – ФИО, номер телефона, электронная почта.

Значение полей:
«ФИО» - фамилия, имя, отчество гостя вводятся вручную или подгружаются из модуля «Список гостей».
«Язык» - язык общения с гостем (по умолчанию английский, немецкий русский, при необходимости можно дополнить в справочнике языков общения).
«Титул» - обращение к гостю (по умолчанию господин, госпожа, и т.д., при необходимости можно дополнить в справочнике обращений к гостю).
«Телефон» - телефон гостя вводится вручную или подгружается из окна «Список контактов». При вводе номера телефона в поле «Телефон» Shelter автоматически разбирает номер телефона на код страны, код города/оператора, номер телефона и добавочный номер:
- если в номере не определяется код страны, код города/оператора, то номер сохраняется в виде <код страны> <телефон> (если код города/оператора не определяется, то поле «Код города/оператора» заполняться не будет, весь номер отобразится в поле «Номер»).
- если в номере определяется код страны, код города/оператора, то номер сохраняется в виде <код страны> <код города/оператора> <номер>. Для распознавания кода страны номер телефона необходимо вводить с кодом страны, т.е. для России, например, 8 вместо 7 указывать нельзя. Если российский/казахский номер телефона вводится для гражданина России, то код страны будет 7 Россия, если для гражданина Казахстана, то будет 7 Казахстан. Добавочный номер телефона может быть добавлен только в карточке гостя или в списке контактов, если добавочный вводить в поле «Телефон» карточки брони/поселения, то он определяться не будет.
«Эл. Почта» - электронная почта гостя вводится вручную или подгружается из окна «Список контактов».
«Гражданство» - гражданство гостя.
«VIP-код» - статус гостя в отеле, с помощью которого можно информировать сотрудника при выборе гостя, что данному гостю присвоен VIP-код (по умолчанию топ-менеджер, менеджер среднего звена, особый гость, при необходимости можно дополнить в справочнике вип-кодов).
«Категория гостя» - статус гостя в отеле, с помощью которого можно информировать сотрудника при выборе гостя, что данному гостю присвоена категория (по умолчанию нежелательный гость, неплательщик, постоянный гость, при необходимости можно дополнить в справочнике категорий гостя).
«Цель приезда» - цель приезда гостя (если выбрать цель приезда для главного гостя, а затем добавить гостей, то цель приезда продублируется для остальных гостей).
 
В поле «Фамилия» укажите фамилию гостя и нажмите «Enter». Если такой фамилии нет в программе, то новая карточка гостя создастся автоматически. Если карточка с такой фамилией уже есть, то появится окно:

 
Если закрыть данное окно, то новая карточка гостя создастся автоматически. Если необходимо выбрать уже существующую карточку, откройте список гостей, выделите необходимую карточку и нажмите «Выбрать».

 
В разделе «Организация» выбирается юридическое/физическое лицо, на которое создаётся бронирование/поселение. Если бронь/поселение создаётся от частного лица, то есть не от организации, то для удобства формирования отчётов можно создать организацию с названием, например, «Частное лицо» и таким образом вести статистику по гостям без организации.

Значение полей:
«Условия договора» - настройка, позволяющая использовать тарифы и скидки организации в индивидуальной брони (если в настройках системы активна настройка «Использовать тарифы и скидки в инд. бронировании», то условия договора будут использоваться по умолчанию при выборе организации с договором).
«Заказчик» - организация-заказчик (услуги и фолио группы принадлежат организации-заказчику). В окне выбора заказчика возможно создание, изменение и удаление юридических или физических лиц (подробнее в разделе «Создание организации через карточку брони/поселения»). 
«Договор» - договор, который автоматически подгружается в карточку брони/поселения при выборе организации-заказчика (договоры создаются в модуле «Договоры»).
«Блок квот» - выбор квоты для бронирования (сделать бронь по квоте можно, если выбраны организация/договор, для которой настроены квоты в модуле «Договоры»). На данный момент квоты не используются.

«Плательщик» - организация-плательщик (при выборе организации-заказчика поле «Плательщик» проставляется автоматически, при необходимости можно изменить).

«Турагент» - организация-турагент (турагента нельзя выбрать, если не установлена организация-заказчик. Если и у заказчика, и у турагента есть договор, то используются условия по договору с турагентом).
«Агент» - организация-агент (Агента нельзя выбрать, если не установлена организация-заказчик. Если и у заказчика, и у турагента, и у агента есть договор, то используются условия по договору с агентом).
«Трансфер услуг» - схема автоматического переноса услуг с одного фолио на другое (настраивается в справочнике схем трансферов).
 
В поле «Заказчик» с помощью кнопки открывается список организаций. Если с организацией заключён договор, и этот договор добавлен в программу, то для использования условий, например, применение скидки, используется настройка «Условия договора». Если гость оплачивает проживание сам, то для такого гостя отсутствует схема трансфера, все начисления будут проходить на фолио поселения. Если оплата не была произведена, то выселить такого гостя не получится. Если проживание гостя оплачивает организация, то можно необходимую схему – «Проживание» или «Все услуги» (или любую другую созданную в справочнике схем трансферов), в период проживания все начисления будут проходить на фолио поселения, а при выезде оттрансферятся на фолио группы.
 
В разделе «Дополнительные параметры» указываются прочие параметры по брони/поселению. 

Значение полей:
«Сегмент рынка» - сегмент рынка брони/поселения (по умолчанию «Индивидуалы», «Группа», «Семья», при необходимости можно дополнить в справочнике сегментов рынка).
«Источник» - источник информации брони/поселения (по умолчанию «Журнал», «Реклама на телевидении», «Рекламный буклет», «Информация от знакомых», «Информация туристических фирм», «Отработанные контакты», «Интернет», при необходимости можно дополнить в справочнике источников).
«Тип гарантии» - тип гарантии брони/поселения (по умолчанию «100%», «50% оплата», «Без предварительной оплаты», при необходимости можно дополнить в справочнике типов гарантий).
«Действует до» - дата и время, до которых будет действовать бронь в статусе «Негарантированная»/«Лист ожидания»/«Предварительная заявка».
«Контактное лицо» - ФИО гостя, который забронировал номер/номера.
«Телефон» -  телефон гостя, который забронировал номер/номера.
«Эл. почта» -  электронная почта гостя, который забронировал номер/номера.
«Статус брони» - статусы брони («Гарантированная», «Негарантированная», «Лист ожидания», «Предварительная заявка»).
«Примечание по брони» - примечания по групповой брони (удалить через заявку нельзя).
«Особенности» - особенности по заявке (например, подготовить документы для гостя).
«Примечание» - примечания по заявке (например, поставить доп. кровать в номер).
«Права на IPTV» - доступ к платному телевидению «Hoteza».
 
Можно указать тип гарантии и дату действия гарантии бронирования, контактное лицо бронирования, его телефон и почту. Также есть возможность выбрать сегмент рынка и источник информации, чтобы в дальнейшем формировать отчёт «Статистика поселений». Информация, введённая в полях «Примечание» и «Особенности», отображается в карточке информации о текущей заявке на шахматке и в отчёте «Список номеров для уборки».

 
Параметры заезда – одна из самых главных частей по заполнению карточки брони/поселения. 

Значение полей:
«Дата / время заезда» - дата и время заезда в гостиницу.
«Дата / время выезда» - дата и время выезды из гостиницы (при изменении значения поля «Ночей» дата выезда вычисляется автоматически).
«Тип размещения / Ночей» - тип размещения «Номер» или «Место» / количество ночей проживания.
«Гостиница / Юр. лицо» - гостиница проживания / организация-собственник (поле «Гостиница» не подлежит изменению, а юр. лицо может меняться в случае, когда гостиница работает с несколькими юр. лицами и может продавать номерной фонд по юр. лицам, номерной фонд в таком случае не должен быть привязан к какому-то определённому юр. лицу).
«Тип номера / Заявок» - тип номера проживания / количество заявок.
«Номер / Цвет» - номер комнаты проживания / цвет локации на шахматке.
«Расчётные параметры» - продажа номера категории А по цене категории Б.
«Тариф / Пакет услуг» - тариф для начисления стоимости проживания (тарифы создаются в справочнике типов тарифов, а стоимость тарифов прописывается в формировании тарифов) / дополнительные услуги, которые будут прикреплены ко всему поселению, например, ужин (пакеты услуг создаются в справочнике пакетов услуг).
«Тип оплаты / Валюта» - тип оплаты, предлагаемый программой автоматически при проведении оплаты на фолио поселения.
«Скидки» - скидка, которая будет рассчитывать только в период проживания гостя (скидки создаются справочнике скидок).
 
В полях «Дата/время заезда/выезда» с помощью календаря или вручную выбираются даты/время заезда/выезда гостя. Даты и время заезда доступны для изменения только в карточке бронирования, в карточке поселения дата и время заезда фиксируются на момент заезда.
Далее проверяет тип размещения гостя: если гость занимает полностью весь номер, то выбирается «Номер», если только место в номере, то «Место». Если гость занимает полностью весь номер, то в поле «Размещение» укажите количество взрослых, детей и младенцев на основных и дополнительных местах. Если гость занимает только 1 место, то количество в данном поле всегда 1, то есть 1 гость занимает 1 место (кровать).
Если в гостинице несколько организаций-собственников и номерной фонд может продаваться по разным юр. лицам, то при бронировании/поселении можно выбрать нужного собственника, в справочнике номерного фонда при этом у номеров не должна быть выбрана организация.
Затем выбирается тип номера, в котором будет проживать гость. В поле «Заявок» отображается количество заявок – для индивидуальной всегда 1, а для групповой в зависимости от брони.
Далее указывается номер комнаты проживания для гостя. После выбора категории номера при открытии списка номеров будут отображаться номера выбранной категории. В поле «Цвет» можно выбрать цвет для локации на шахматке, по умолчанию все индивидуальные брони выделяются жёлтым цветом, групповые – оранжевым, поселения – зелёным. Если заявку необходимо как-то выделить, то можно выбрать цвет заявки.
В следующем поле необходимо выбрать тариф для расчёта стоимости проживания и при необходимости прикрепить пакет услуг. К примеру, в тарифе отсутствует питание, но гостю необходимо добавить завтрак на весь период проживания.  Если в тарифе есть питание, то удобнее будут прикрепить пакет услуг к тарифу, чтобы питание рассчитывалось автоматически. Для этого в карточке типа тарифа прикрепите необходимый пакет услуг. В строке «Тариф / Пакет услуг» после отображения стоимости номера есть дополнительная настройка, которая отвечает за возможность добавления % за бронь. Если в гостинице берут процент за бронь, укажите % в настройках системы в поле «Процент за броню», а затем используйте галочку в карточке брони для расчёта суммы.
Далее можно выбрать тип оплаты и валюту. Поле «Тип оплаты» заполняется автоматически по умолчанию. Настройки оплаты, используемой по умолчанию при бронировании/поселении, расположены в настройках системы в поле «Оплата». Настройки оплаты, используемой при бронировании от конкретной организации, расположены в договорной работе (тип оплаты ориентируется на плательщика). Изменение типа оплаты лучше осуществлять при оплате услуг на фолио.
При необходимости в бронь/поселение можно добавить скидку, которая будет рассчитываться только на этот заезд. Если гостю необходимо добавить постоянную скидку, то выберите её в карточке гостя в разделе «Дополнительно» в поле «Скидка».
 
В стоимости начислений отображаются сумма по тарифу, сумма с учётом раннего заезда, позднего выезда, простоя, сумма скидок, комиссий и итоговая сумма  к оплате. В данном окне возможно отключить расчёт раннего заезда, позднего выезда и простоя номера из стоимости для определённой брони. При наличии прав (разрешать отключать расчёт РЗ/ПВ) пользователя напротив необходимого поля снимите галочку.

Значение полей:
«Услуг пакета» - стоимость услуг, входящих в тариф-пакет.
«Доп. услуг» - стоимость дополнительных услуг, прикрепленных к заезду.
«Ранний заезд» - стоимость раннего заезда.
«Поздний выезд» - стоимость позднего выезда.
«Простой номера» - стоимость простоя номера.
«Стоимость» - итоговая сумма всех услуг, прикрепленных к заезду.
«Скидка» - сумма назначенной скидки.
«Комиссия» - сумма назначенной комиссии.
«К оплате» - итоговая сумма к оплате.
 
В идентификаторах отображаются номера брони, поселения, заказа, номер фолио, а также баланс фолио поселения.  

Значение полей:
«Броня» - номер брони.
«Поселение» - номер поселения.
«Заказ» - номер заказа.
«Фолио» - номер фолио.
«Баланс» - баланс фолио.
 
В правой части по центру расположена таблица гостей брони/поселения. 

 
Здесь отображаются все гости по текущему бронированию/поселения. При выборе главного гостя в разделе «Основная информация» карточка гостя автоматически добавляется в данную таблицу с признаком «Главный гость» - . На имя главного гостя создаётся фолио поселения. Если необходимо в бронь/поселение добавить ещё гостей, то кликните в данном поле ПКМ и используйте кнопку «Добавить». Откроется список гостей, в котором можно найти карточку гостя, если он уже был в гостинице, или создать новую. При необходимости можно изменить главного гостя, для этого добавьте нового гостя, выделите его ПКМ и используйте кнопку «Главный гость». 

 
Все гости распределяются по категориям – «Взрослый», «Ребенок», «Младенец» (при необходимости можно добавить новые категории, например, «Студент», «Пенсионер» и т.д. в справочнике возрастов гостей). При добавлении новых карточек по умолчанию все гости будут с категорией «Взрослый». При указании возраста в карточке гостя программа автоматически изменит категорию. 

 
При добавлении гостей все гости будут распределяться на основные места, поэтому после добавления гостей необходимо проверить колонку «Размещение» и при необходимости изменить основные места на дополнительные. 

 
Если в бронь необходимо добавить пакет услуг, например, завтрак, то можно этот пакет добавить в параметрах заезда в поле «Тариф / Пакет услуг», тогда завтрак будет начисляться всем гостям согласно настройкам, но если вдруг необходимо добавить завтрак в бронь для какого-то одного гостя, то это можно сделать с помощью пакета услуг в таблице, выберите нужного гостя и прикрепите к нему пакет в колонке «Пакет услуг». 

 
Далее рассмотрим функционал под кнопками на панели инструментов. 

 
При нажатии на кнопку «Карточка гостя» открывается карточка главного гостя. Здесь заполняют паспортные данные гостя, регистрируют иностранных граждан. 

Подробное описание в разделе «Карточка гостя». 
 
С помощью кнопки «Фолио» открывается фолио (виртуальный кошелёк) поселения. 

С помощью кнопки «Доп. фолио» можно создать дополнительное простое фолио, при выезде данное фолио должно быть равно 0. 

 
Под кнопкой «Автоначисления» отображаются все услуги по тарифу, которые будут начислены на фолио поселения. 

В списке автоматических начислений осуществляется добавление, редактирование, удаление автоначислений. Редактирование и удаление автоначислений возможно только при установленной настройке «Разрешать изменять/удалять услугу в автоначислениях» в формировании тарифов и в пакетах услуг. По умолчанию в списке автоначислений все услуги сгруппированы по услуге:

Значение полей:
«Гость» - ФИО гостя, которому будут начислены услуги. Для выбора предлагаются только проживающие в номере гости.
«Фолио» - номер фолио начисления услуг.
«Дата начала / Дата конца» - даты начисления услуги. Если указать период с первое по второе число в количестве 1, то добавленная услуга будет начислена первого и второго числа в количестве 1. Если указать период с первого по первое в количестве 3, то добавленная услуга будет начислена первого числа в количестве 3.
«Перенос на следующие сутки» - функция, переносящая услугу на следующие сутки. Если установить данную галочку, то услуга, добавленная сегодня, будет оказана завтра. Например, гость заезжает сегодня и просит добавить завтрак на следующий день. Через автоначисления добавляем завтрак на сегодня, но ставим галочку «Перенос на следующие сутки», чтобы услуга была начислена сегодня, но оказана завтра.
«Код» - код услуги.
«Наименование услуги» - наименование услуги.
«Стоимость» - общая сумма начисления услуги.
«Скидка» - сумма скидки.
«Комиссия» - сумма комиссии
«Кол-во» - количество услуг, которые будут начислены. Например, если указать количество 2, то на фолио автоматически начислится услуга одной строкой в количестве 2.
«Сумма» - сумма услуг с учётом скидки и количества.
«Валюта» - валюта, в которой будет начислена услуга (по умолчанию базовая валюта из настроек системы).
«Осн / Доп» - услуга «Проживание» начисляется с пометкой «Основное». Дополнительные услуги, входящие в тариф-пакет, начисляются с пометкой «Дополнительно». Услуги, добавленные вручную в автоначисления, отображаются без пометок. Если услугу, у которой есть пометка «Осн/Доп», изменить (поменять даты, количество, стоимость), то пометка стирается, остаётся пустое поле.
«Секция» - секция, на которую будет начислена услуга.
«Примечание» - примечание по услуге (примечание можно прописать при изменении услуги по тарифу, либо при добавлении услуги в автоначисления).
«Поселение» - номер поселения.
«Тип номера» - код категории номера.
«Номер» - номер комнаты
«Путёвка (Серия / Номер)» - серия и номер путёвки.
 
Если необходимо раскрыть все начисления брони/поселения, используйте кнопку «Разбить по сменам»:

Возможность отобразить все начисления по дням необходима для редактирования или удаления какой-то определённой услуги за определённый день. Если в списке автоматических начислений не разбивать по сменам и изменить автоначисления, то изменения пройдут по всем автоначислениям. Если разбить по сменам и изменить автоначисление, то изменения пройдут по выбранному автоначислению. 
Подробнее в разделе «Добавление автоначислений».
 

С помощью кнопки «Доп. услуги», которая находится под стрелочкой у кнопки «Автоначисления» возможно добавление дополнительных услуг для выставления счёта по безналу без добавления в автоначисления и с добавлением. Добавление доп. услуг в данном окне является аналогом добавления услуг по кнопкам «Заезд», «Группа» карточки группового бронирования.

Значение полей:
«Гость» - выбор гостя, который есть в индивидуальном бронировании.
«Наименование» - выбор услуги из справочника услуг.
«Количество» - количество оказываемых услуг за каждый день выбранного периода.
«Цена» - цена, указанная в справочнике услуг. При этом пользователь ПО может вручную изменить цену, если у пользователя есть на это право.
«Скидка» - сумма скидки (поле заполняется пользователями вручную).
«Стоимость» - стоимость услуги с учетом скидки.
«Примечание» - дополнительная информация об услуге.
«Добавить в автоначисления» - опция, позволяющая добавить дополнительную услугу в автоначисления. Если опция не установлена, то дополнительные услуги будут отображаться в списке дополнительных услуг, в окне счета по брони, но автоматически начислены не будут. Если опция установлена, то в нижней части необходимо выбрать даты, в которые будет начисляться выбранная услуга.
Если выбрана опция «Добавить в автоначисления», то становятся доступны для заполнения поля «Смена начисления», «Дата заезда», «Дата выезда». «Смена начисления» - смены, в которые будет начисляться услуга.
Значения смен:
- «Проживание» - период проживания в гостинице.
- «Выбор дат» - известны конкретные даты, когда будет оказана услуга (если выбрано это поле, то в нижних полях необходимо указать даты оказания услуги).
- «День заезда» - услуга будет оказана только в день заезда гостя.
- «День выезда» - услуга будет оказана только в день выезда гостя.
 
С помощью кнопки «Автотрансферы» возможна настройка трансферов.  

Отличие от схем трансферов, расположенных в поле «Трансфер услуг» в том, что через автотрансферы возможно создать необходимую схему или трансфер используется только в определённый период проживания. 
Подробнее в разделе «Добавление автотрансферов». 

Значение полей: 
«Транзакция» - услуга/услуги, которые будут оттрансферены на другое фолио. 
«Источник» - фолио, с которого будет произведён трансфер.
«Цель» - фолио, на которое будет произведён трансфер. 
«Создание» - дата, время и пользователь, создавший автотрансфер.
«Изменение» - дата, время и пользователь, изменивший автотрансфер.
«Активность» - период действия автотрансфера. 
 
С помощью кнопки «Скидка» возможно добавление скидки на определённый период. 

Значение полей:
«Скидка» - скидка, добавленная в справочнике скидок.
«Примечание» - примечание по скидке.
«Начало» - начало действия скидки.
«Окончание» - окончание действия скидки.
 
Если использовать постоянную скидку гостя или скидку по договору от организации, или скидку в самой брони, то такая скидка будет рассчитываться на весь период проживания (если не указано иное в справочнике скидок). Если добавлять скидку через панель инструментов, то там возможно указать период действия.

 
Скидка, добавленная в окне «Автоскидка», будет продублирована в карточке бронирования, и если был выбран период действия скидки, то расчёт скидки будет только у тех услуг, что попадают в указанный период.
 
С помощью кнопки «Расписание питания» возможен просмотр услуг, для которых настроено расписание.

Значение полей:
«Услуга» - услуга, для которой настроено расписание.
«Гость» - фамилия гостя, которому будет отгружена услуга.
«Начало» - начало действия оказания услуги.
«Окончание» - окончание действия оказания услуги.
«Кол-во за смену» - количество услуг за смену.
«Всего» - всего услуг.
«Отгружено» - количество отгруженных услуг в R-Keeper.
«Сумма» - сумма услуги.
 
Данный модуль доступен только в полной версии Shelter и, если в настройках системы выбран параметр «Создавать схему питания для внешних систем». Если настройка неактивна, то кнопка «Расписание питания» отсутствует.
Расписание питания является информационным окном, здесь запрещено добавление, изменение, удаление услуг питания. Если необходимо удалить услуги питания из брони, используйте кнопку «Автоначисления». В расписании питания отображаются только те услуги, которые были добавлены в справочнике расписания питания.
Питание, которое отображается в расписании питания, можно посмотреть в отчёте «Питание на день (по расписанию питания)». Именно из этого окна информация по гостям подтягивается в отчёт, поэтому если в отчёте не отображается какой-либо гость, необходимо проверить расписание его питания в карточке брони.

С помощью кнопки «Документ» возможно прикрепление документов к брони/поселению. Добавляется не сам документ, а путь к этому документу.

Значение полей:
«Название документа» - поле для ручного ввода наименования документа.
«Пусть к документу» - путь к документу добавляется с помощью кнопки .
«Примечание» - поле для ручного ввода примечания к документу.

По кнопке «Печать отчетов» доступны некоторые отчёты:

При необходимости некоторые отчёты можно отключить из видимости, подробное описание в разделе «Настройка отчетов».
 
Для удобства данные отчёты можно просмотреть и на шахматке в карточке информации о заявке.

 
С помощью блока «Счет» возможно создание, возврат счетов, оплата и просмотр списка счетов.

Подробное описание работы со счетами в разделе «Выставление счета по брони».