Панель операций фолио терминала:
Фолио-терминал - быстрый доступ к любому фолио в программе.
Используя кнопку у поля "Фолио" откроется список всех фолио.
По умолчанию предлагаются простые фолио поселения (открытые фолио всех проживающих гостей).
Используя фильтр представленный слева в окне "Список фолио" найдите необходимое фолио и выберите его.
Программа автоматически откроет выбранное фолио. На данном фолио Вы можете производить необходимые действия.
Окно "Фолио-терминал" состоит из панели управления, данных о фолио и секций начисления.
Данные о фолио:
В поле "Фолио" отображается порядковый номер открытого фолио.
В поле "Фолио группы" отображаются порядковый номер фолио группы.
В поле"Фолио организации" отображаются порядковый номер фолио организации, если в карточке бронирования указана организация.
При нажатии на ФИО гостя откроется окно "Регистрационная карта клиента".
При нажатии на номер комнаты откроется окно "Индивидуальное бронирование".
Под информационным блоком о фолио расположены секции фолио.
Секции фолио доступны для начисления услуг и проведения оплат.
При открытии любого фолио, Пользователь сразу видит секцию фолио #0 Гость.
Остальные секции, для удобства Пользователя, скрыты. Все секции Пользователь может увидеть справа.
Если под номером секции есть черта, это признак того, что в секции есть начисленные услуги или оплаты. Если в секции была полная коррекция услуги, то секция не будет подчеркнута.
Чтобы просмотреть коррекцию будет необходимо найти ее в секциях Фолио, открыв для обзора каждую секцию.
Секция открывается путем нажатия на нее левой кнопкой мыши.
Услуги выделяются синим цветом.
Оплаты выделяются зеленым цветом.
Коррекции выделяются красным цветом.
Коррекция всегда расположена рядом с услугой/оплатой, которая была полностью/частично скорректирована.
Названия секций Фолио:
0 - Гость,
1 - Проживание,
2 - Питание,
3 - Отложенные на трансфер,
4 - Ожидаемые трансферы,
5 - Свершенные трансферы.
Для начисления услуг доступны секции 0,1,2.
Секция 3 необходима при использовании трансфера услуг. После Ночного аудита, у поселений, для которых установлен тип трансфера, услуги согласно типу трансфера сразу попадают в секцию 3. Такие услуги, при выезде Гостя, автоматически перенесутся на фолио группы.
В секции 3 не рекоммендуется проводить полные/частичные коррекции услуг, возвраты оплат. Пользователь может перенести услугу/оплату в секции 0,1,2 и там провести коррекцию/возврат. Самым правильным вариантом будет провести коррекции/отмены уже когда услуги перенесутся на фолио группы.
Секции 4,5 являются информационными. В них невозможно провести коррекции/удаления услуг или возвраты оплат. Секции показывают какие услуги, кем и когда были перенесены на другое фолио (другое фолио простого поселения, фолио группы, фолио организации и т.д.).
На фолио по умолчанию отображается лишь определенное количество транзакций. Если транзакций в секции больше, чем отображается, то будет доступна для использования кнопка со стрелками, расположенная у секции. Данную кнопку следует применять для просмотра всех транзакций.
Пользователь может сам создавать секции фолио. Такая функция может быть нужна, когда Гость проживает в Отеле длительное время и Пользователи хотят отдельно видеть начисление услуг Гостя по месяцам. Создание новых секций фолио происходит с помощью нажатия кнопки - 
, расположенной над номерами секций.
Созданные Пользователями секции можно переименовывать. Для переименования необходимо два раза нажать на название секции.
Если на фолио расположено более 100 секций, то пользователи могут столкнуться с надписью:
Данное ограничение создано намеренно. Программа может отобразить лишь 100 секций на фолио.
Если на фолио больше секций, то пользователям необходимо уменьшать количество секций.
При использовании схемы трансфера с переносом услуг с фолио поселения Гостя на фолио организации, необходимо учитывать, что трансфер услуг с каждого группового бронирования
автоматически создает секцию в фолио Организации.
Всем Пользователям, которые используют трансфер на фолио организации рекомендуется раз в 3-4 месяца делать очистку фолио организаций для правильной работы в ПО.
Значение кнопок на панели управления:
- Информация о фолио, балансе, дате открытия /закрытия фолио и пр.
“Внутренний номер” – номер фолио;
“Внешний номер” –
“Владелец ” – владелец фолио (ФИО гостя/название фолио группы/наименование организации);
“Организация-собственник ” – наименование организации-собственника фолио;
“Состояние ” – состояние фолио (открыто/закрыто);
“Тип фолио ” – тип фолио (простое фолио, просто поселение, фолио организации, группы, киоска, постоянное фолио, фолио мероприятия);
“Валюта ” – валюта, выбранная в карточке брони/поселения;
“Оплата по умолчанию ” – тип оплаты, выбранный в карточке брони/поселения;
“Сумма платежей ” – сумма оплат;
“Сумма покупок ” – сумма услуг;
“Допустимый баланс ” – допустимый баланс выставленного кредит-лимита;
“Текущий баланс/запас ” – текущий баланс фолио/сколько может быть начислено на фолио с учётом кредит-лимита;
“Кредит-лимит” – используется в отелях, где в точках оказания услуг возможно “закрытие на номер”.
Устанавливается максимальный кредит на услуги, и если долг гостя превысит этот лимит (например, в ресторане при попытке закрыть счет на номер), выйдет предупреждение о превышении кредит-лимита и услуга начислена не будет.
“Количество транзакций” –
“Дата/смена создания ” – дата и смена создания (открытия) фолио;
“Дата/смена закрытия ” – дата и смена закрытия фолио;
“Может быть мастером” –
“Заблокировано ” – информация о блокировке фолио (да/нет);
“Кол-во автоначислений ” –
“Кол-во автотрансферов ” –
“Запретить трансферы из этого фолио” – если опция активна, все незавершённые трансферы (услуги, которые находятся в секции “Отложенные”) отменяются и все настройки трансферов на фолио сбрасываются (работает только в рамках одного фолио).
Если в бронировании/поселении установлена схема трансфера, а на фолио выбрана данная настройка, то все услуги, которые должны быть оттрансферены, попадут в секцию 0, 1 или 2.
“Запретить начислять услуги из R-Keeper” – если опция активна, то “закрытие на номер” из R-Kepeer сделать нельзя;
“Примечание” – информация, которую можно отобразить на фолио и в печатной форме “Фолио”.
- фильтр поиска транзакций на фолио;
- оплата услуг,
- добавить на фолио услугу из Справочника услуг,
- выполнить Автоначисления согласно тарифу, который установлен в поселении,
Автоначисления невозможно выполнить для бронирования. Только для поселения.
Если услуги были начислены по кнопке Автоначисления, повторно в Ночной аудит услуги не будут начислены.
Кнопка Автоначисления не должна использоваться в штатном режиме и ежедневно. Начисления по тарифу происходят в момент совершения Ночного аудита. Начисления происходят последовательно,
после каждого Ночного аудита начисляются услуги за прошедшую смену проживания.
Если Пользователь постоянно использует кнопку Автоначисления, то вероятность того, что будет происходить множество коррекций услуг очень велика. Так как у Гостя могут поменяться даты
проживания, тариф, количество Гостей в поселении.
- Выполнение, отмена, завершение и настройка трансферов.
Меню кнопки Трансферы:
Если при размещении Гостя, Пользователь забыл установить схему трансфера, то схему трансфера все равно можно установить в любое время проживания.
Установите схему трансфера в карточке поселения, сохраните и зайдите на фолио поселения. Услуги сами не перенесутся по схеме трансфера.
Необходимо нажать на Выполнить трансферы. Услуги по схеме трансфера перенесутся в 3ю секцию фолио.
Если схема трансфера установлена уже перед выездом Гостя, то нужно выбрать опцию - Завершить трансферы. Услуги по схеме трансфера сразу перенесутся на фолио группы или фолио организации.
В зависимости от настройки трансфера.
Если Пользователь принял решение произвести коррекцию услуги, которая уже находилась в 3ей секции, и вернул услугу вручную в секцию 0,1 или 2, при нажатии на Выполнить или Завершить трансферы,
услуга не перенесется обратно в 3ю секцию или на фолио группы/организации. В таком случае придется переносить услугу вручную на фолио группы/организации.
Отдельным блоком в меню трансферов идут опции, которые касаются дочерних фолио.
Дочерними фолио в данном случае называются фолио, которые были созданы из карточки поселения, под кнопкой Фолио - 
.
Перед выездом Гостя, трансферы на дочерних фолио тоже необходимо выполнить. Именно для этого используются кнопки - Выполнить трансферы дочерних фолио/Отменить трансферы дочерних
фолио/Завершить трансферы дочерних фолио.
Функционал дочерних фолио используется крайне редко.
- применение словарных и ручных скидок на услуги,
- по кнопке отображаются все оплаты, которые были проведены на фолио,
Кнопка дает возможность посмотреть содержимое чека (то есть, за какие услуги была принята оплата)
Также Пользователь может повторно распечатать счет на оплату.
- просмотр всех фолио Гостя,
В открывшемся окне отображаются тип, номер, владелец, баланс услуг и оплат, а так же дата создания и закрытия фолио. Для открытия фолио из представленного списка выделите строку и используйте
DBL CL ПКМ.
- создание, изменение и удаление счет-фактур,
Счет-фактуры создается только по выгруженным услугам. То есть, услуги уже должны быть на фолио.
Счет-фактуры на оплаты не выставляется.
- Включает в себя следующии опции:
Блокировка фолио - при нажатии на эту кнопку, фолио заблокируется. Начисление услуг на фолио будет невозможно. Для разблокировки фолио необходимо будет повторно нажать на кнопку - Блокировка
фолио.
Журнал изменений - по журналу изменений в фолио можно посмотреть действия, которые производились на фолио: как менялся баланс услуг или оплат, блокировалось ли фолио или закрывалось ли оно
вручную Пользователем. В программе используется следующая логика - если фолио было заблокировано Пользователем, то его статус меняется с 0 на 1. Если фолио было разблокировано
Пользователем, его статус меняется с 1 на 0.
Выезд Гостя - можно прямо из фолио совершить операцию выезд Гостя. Баланс фолио должен быть равным 0. Количество услуг должно совпадать с количеством платежей.
Повторное открытие фолио и закрытие фолио - может возникнуть ситуация, что Гость уже выехал и фолио автоматически закрылось, но Пользователь забыл доначислить какие-либо услуги или провести
платежи. По кнопке - Повторное открытие фолио - можно повторно открыть фолио и доначислить услуги и/или провести оплаты. После доначисления услуг/проведения оплат, фолио необходимо закрыть.
Закрыть фолио можно нажав на строку - Закрыть фолио. Действия с фолио также регулируются правами. У Пользователя должны быть права повторно открывать фолио и закрывать его.
Кредитные карты - нажав на Кредитные карты, появится окно внесения данных о кредитных картах.
По кнопке "Пароль" нужно задать пароль доступа к данным о кредитных картах.
- печать отчетов по выбранному фолио,
- список возвратов, которые были совершены на выбранном фолио.
В ПО реализована функция блокировки секции на фолио. Заблокировать можно только созданные Пользователем секции. Базовые секции заблокировать нельзя. Также невозможно заблокировать секцию, если на ней расположены транзакции. Для использования данной опции необходимо, чтобы у Пользователя было право на блокировку секции в справочниках роли. Для блокировки необходимо ПКМ по секции и выбрать опцию "Заблокировать секцию".
Для разблокировки секции необходимо использовать эту же опцию "Заблокировать секцию" повторно.
Если секция заблокирована и Пользователь попытается на секцию начислить транзакцию, то программа выдаст окно с информацией о состоянии секции.
Если один Пользователь заблокировал секцию, то другой Пользователь, при наличии прав, может ее разблокировать.