Создание физического лица

Создание физического лица возможно через модуль "Договоры" или в окне "Список организаций", вызванном из карточки бронирования/поселения.
 
Через модуль "Договоры":

В окне "Список организаций":

Если организация создана из модуля "Договоры", то автоматически создается договор с наименованием "STANDART".
Если организация создана из окна "Список организаций", вызванного из окна бронирования/поселения, то автоматически договор не создается.

Создание физического лица из модуля "Договоры".
Откройте модуль "Договоры" (Главная – Бронирование - Договоры) и используйте кнопку "Добавить физическое лицо".

Откроется карточка физ. лица, которая разделена на 6 вкладок: "Физическое лицо", "Контакты", "Договоры", "Банки", "Статистика", "История"
.
Во вкладке "Физическое лицо" заносится основная информацию по физ. лицу – ФИО, дату и место рождения, адресные данные, документы, контакты для связи и т.д.
ФИО гостя можно прописать вручную или подгрузить из списка гостей с помощью кнопки .

Значение полей:
"Тип клиента" – тип клиента (юридическое или физическое лицо), которое проставляется автоматически при создании.
"Тип физического лица" – тип физ. лица выбирается с помощью кнопки (по умолчанию "Корпоративные клиенты", "Собственники", "Турагенты", "Туроператоры", при необходимости можно дополнить: Главная – Договоры – Справочники – Остальные – Тип физического лица/Тип организации).
“ФИО” – ФИО гостя прописываются вручную или подгружаются из списка гостя с помощью кнопки .
“Пол” – пол гостя.
“Гражданство” – гражданство физ. лица.
“Рождение” – дата, страна, область рождения и населённый пункт.
“Адреса” – адрес места жительство и почтовый адрес физ. лица.
“Документ” – тип, серия, номер, дата выдачи, срок действия и кем выдан документ физ. лица.
“Контакты для связи” – телефон, факс и email физ. лица добавляются под кнопкой .
“Интернет бронирование” - “ логин и пароль от личного кабинета для работы с тур. агентствами.
“VIP-код” – VIP-код физ. лица выбирается с помощью кнопки (информационное поле).
“Категория” – категория физ. лица выбирается с помощью кнопки (информационное поле).
“Примечание” – текстовое поле для ввода примечания/особенности по данной организации.
“Ведущий менеджер” – ведущий менеджер, ответственный за создание/работу с физ. лицом, выбирается с помощью кнопки .
“Контактное лицо” – контактное лицо для связи по работе с данной организацией добавляется с помощью кнопки (вся информация (ФИО, телефоны, почта) заполняется в окне “Контакты”, после сохранения вся информация, введённая в окне “Контакты”, будет отображаться в строке “Контактное лицо”.
 
Во вкладке "Контакты" можно отобразить данные контактного лица.

С помощью кнопок на панели инструментов можно добавить, отредактировать и удалить контакт, добавить карточку гостя из общего списка гостей и экспортировать контакты в Excel.
 
Во вкладке "Договоры" добавляется информация о всех заключённых договорах с физическим лицом. Для создания договора используйте кнопку "Добавить" и заполните данные договора.

Значение полей:
“Организация-собственник” – организация-собственник устанавливается автоматически.
“Гостиница” – гостиницы, в которой будет использоваться данный договор, выбирается с помощью кнопки (актуально для тех, у кого в одной базе несколько отелей). В карточке организации к просмотру доступны все договоры, а редактировать можно только те договоры, которые были добавлены в текущей гостинице.
“Организация” – организация-заказчик устанавливается автоматически.
“Плательщик” – организации-плательщик устанавливается автоматически (как правило, плательщик = организация).
“Тип договора” – тип договора выбирается с помощью кнопки (тип договора не влияет на действие договора при выборе иных условий, поскольку является информационным, по умолчанию заведены такие типы, как квота категорий, квота номеров, размещение наличное, размещение безналичное, которые при необходимости можно дополнить в настройках справочников модуля “Договорная работа” (Справочники – Договоры – Типы)).
“Статус договора” – статус договора выбирается с помощью кнопки (статусов договоров может быть множество, но по факту под каждым статусом подразумевается закрыт договор или открыт, если договор открыт, то в него есть возможность внести каике-то правки, если же договор закрыли, то правки невозможны, все его условия, настройки игнорируются - только создание нового договора, по умолчанию заведены такие статусы, как закрытый и на подпись, которые при необходимости можно дополнить в настройках справочников модуля “Договорная работа” (Справочники – Договоры – Статусы)).
“Номер” – текстовое поле для ввода номера договора.
“Наименование” – текстовое поле для ввода наименования договора (рекомендуется прописывать название договора, например, “Скидка 10%”, для удобства отображения данного договора при выборе в бронировании/поселении, иначе при выборе договора будет отображаться пустое пол).
“Категория договора” – категория договора выбирается с помощью кнопки (справочник категорий договоров создаётся в настройках справочников модуля “Договорная работа” (Справочники – Договоры – Категории), с помощью созданных категорий договоров в фильтре можно отсортировать договоры по категориям).
“Дата подписания” – дата подписания договора.
“Период действия”
“действует с” – дата начала договора.
“действует по” – дата окончания договора.
“Дополнительная информация” – текстовое поле для дополнительной информации по договору.
“Используется по умолчанию для “Нота Бена” – опция для настройки интеграции с “Нота Бена”.
“Используется по умолчанию при бронировании” – настройка, с помощью которой данный договор будет использоваться по умолчанию при бронировании.
“Использовать по умолчанию при импорте из банка” – персональная доработка для Литвы (не используется на других объектах).
“Контактное лицо” – выбор контактного лица по договору осуществляется с помощью кнопки .
Контактное лицо отображается при бронировании по данному договору в карточке бронирования / поселения.
“Ведущий менеджер” – пользователь, создавший договор (заполняется автоматически).
“Ответственное лицо” – выбор ответственного лица по договору осуществляется с помощью кнопки .
“Номер доверенности” – текстовое поле для ввода номера доверенности (поле активно при наличии родительского договора).
“Дата доверенности” – текстовое поле для ввода даты доверенности (поле активно при наличии родительского договора).
“Разрешать автоматическое увеличение квот по договору” – настройка, с помощью которой количество квот автоматически увеличивается при бронировании/поселении.
“Максимальное количество квот по договору” – настройка, с помощью которой устанавливается максимальное количество квот при автоматическом увеличении квот по договору.
“Скидка (I)” – скидка для индивидуального бронирования выбирается с помощью кнопки .  
Скидка будет проставляться автоматически (скидка должна быть предварительно создана в справочнике Shelter).
“Скидка (С, G)” – скидка для группового, корпоративного бронирования выбирается с помощью кнопки .
Скидка будет проставляться автоматически (скидка должна быть предварительно создана в справочнике Shelter).
“Комиссия (I)” – комиссия для индивидуального бронирования выбирается с помощью кнопки .
Комиссия будет проставляться автоматически (комиссия должна быть предварительно создана в справочнике Shelter).
“Комиссия (С, G)” – комиссия для группового, корпоративного бронирования выбирается с помощью кнопки .
Комиссия будет проставляться автоматически (комиссия должна быть предварительно создана в справочнике Shelter).
“Процент за броню” – процент за броню по данному договору (процент за бронь должен быть настроен предварительно в настройках системы).
“Переопределять системные настройки” – настройка, с помощью которой процент за броню будет тот, который установлен в договоре, а не в общих настройках системы.
“Начислять простой номера” – настройка, с помощью которой осуществляется простой номера по данному договору (простой номера должен быть настроен предварительно в настройках системы).
“Запретить трансфер” – настройка, с помощью которой не осуществляется трансфер услуг с фолио поселения на фолио группы/организации.
“Запретить поселение по брони без оплаты” – настройка, с помощью которой по данному договору нельзя осуществить поселение по брони без оплаты (процент платежа не регламентируется)/
“Родительские договоры” – выбираются с помощью кнопки и используется в том случае, когда есть основной договор с определенными условиями, но эти условия по каким-либо причинам изменяются на некоторый период времени - создается новый договор, к нему крепится родительский договор и условия дочернего договора становятся приоритетными.
“Причина закрытия/удаления” – выбирается при удалении/закрытии договора. По умолчанию заведены такие причины, как окончание срока действия или ошибка, которые при необходимости можно дополнить в настройках справочников модуля “Договорная работа” (Справочники – Договоры – Причины отмены/закрытия).
 
Во вкладке "Банки" добавляется информацию о банке - название, корреспондентский счёт и БИК. Затем перейдите во вкладку "Информация о счетах" и укажите номер рассчётного счёта, выберите валюту и сохраните банк.

Значение полей:
"Краткое наименование" – краткое наименование банка, например, "Банк №1".
"Полное наименование" –  полное наименование банка, например, ОАО "Банк №1"
"Корреспондентский счёт" – пропишите корреспондентский счёт банка.
"БИК" –БИК банка.
"SWIFT" –SWIFT банка.
"Контактное лицо" – контактное лицо для связи по работе с данным банком добавляется с помощью кнопки .
"Телефон городской" – городской телефон заполняется в карточке контактного лица.
"Телефон мобильный" –  мобильный телефон заполняется в карточке контактного лица.
"Адреса" – юридический, фактический, почтовый адреса.
"Email" – электронная почта, по которой можно связаться с представителем банка.
"Сайт" – сайт банка.
"Телефоны" – телефоны, по которым можно связаться с банком.
"Примечание" – текстовое поле для примечаний.
"Генеральный директор" – генеральный директор банка добавляется с помощью кнопки  по аналогии с контактным лицом.
"Главный бухгалтер" – главный бухгалтер банка добавляется с помощью кнопки  по аналогии с контактным лицом.
"ИНН" – идентификационный номер налогоплательщика банка.
"КПП" – код причины постановки на учет банка.
"ОКПО" – общероссийский классификатор предприятий и организаций банка.
"ОКОНХ" –  общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства банка.
"ОКВЭД" – сборник кодов, присвоенных видам деятельности компаний банка.
 
Во вкладке "Статистика" будет отображаться информация по данной организации - количество занятых номеров (групповых, индивидульных, корпоративных броней) на данный момент, количество номеров выехавших гостей, общее количество номеров, сколько номеров забронировано. Также будет отображаться информация по количество прожитых ночей по данной организации и количество незаездов. В разделе "Финансы" можно посмотреть доход по проживанию, дополнительным услугам и средний тариф.
Выберите период и используйте кнопку "Обновить".

 
Во вкладке "История" будет отображаться информация по изменению данных организации в разрезе пользователей.
Выберите период и используйте кнопку "Обновить".

 
Создание физического лица из окна "Список организаций".
Откройте карточку бронирования/поселения, в поле "Заказчик" используйте кнопку для открытия списка организаций и нажмите кнопку "Добавить".
 
Откроется карточка организации - поля, выделенные жирным шрифтом, обязательны к заполнению. В поле "Тип клиента" выберите "Физическое лицо".

Значение полей:
"Тип клиента" – тип клиента выбирается с помощью кнопки (юридическое или физическое лицо).
"Состояние" – состояние организации (у активных организаций состояние "Открытые", а удалённых организаций "Закрытые").
"Краткое наименование" – краткое наименование организации, например, "Рога и Копыта".
"Полное наименование" – полное наименование организации, например, ООО "Рога и Копыта".
"ИНН" – идентификационный номер налогоплательщика.
"КПП" – код причины постановки на учет.
"Тип организации" – тип организации выбирается с помощью кнопки (по умолчанию "Корпоративные клиенты", "Собственники", "Турагенты", "Туроператоры", при необходимости можно дополнить: Главная – Договоры – Справочники – Остальные – Тип физического лица/Тип организации).
"Канал продаж" – внешние системы для интернет-бронирования.
"Юридический адрес" – юридический адрес организации (страна, индекс, область, район, населённый пункт, улица, дом, корпус, строение, квартира(офис)).
"Фактический адрес" –фактический адрес организации (страна, индекс, область, район, населённый пункт, улица, дом, корпус, строение, квартира(офис)).
"Банк по умолчанию" – банк организации (наименование банка, корреспондентский и расчётные счета, БИК, валюта).
"Генеральный директор» – генеральный директор добавляется с помощью кнопки (данные из этого поля выгружаются в такие печатные формы, как "Счет по брони", "Акт о приемке выполненных работ", "Дополнительный акт выполненных работ").
"Главный бухгалтер" – главный бухгалтер добавляется с помощью кнопки (данные из этого поля выгружаются в печатную форму "Счет по брони").