Руководство пользователя предназначено для:
— управляющих и директоров отелей;
— руководителей служб бронирования, размещения;
— администраторов службы приёма и размещения;
— менеджеров службы бронирования;
— горничных.
В данном руководстве подробно описана работа с профессиональной системой автоматизации гостиниц Shelter2.
*Описание программы ориентировано на уверенного пользователя ПК, хорошо знакомого с основами работы Windows.
Основные функции программы:
Управление отелем:
— формирование пакетов услуг, тарифов (с учётом сезонов, акций и проч.);
— ведение справочников (услуг, оплат, типов гостей и т.п.);
— получение текущих отчетов, в том числе: отчёт менеджера, подробный отчёт по услугам и оплатам, загрузка номерного фонда за период;
— выгрузка данных о гостях в паспортно-визовые службы (в виде отчёта или формирование файлов с помощью программы ExportTo);
— ведение договоров с ТА, ТО, корпорантами.
Служба бронирования:
— информация о предстоящих заездах и выездах;
— индивидуальное, групповое, корпоративное бронирование;
— отправка подтверждения брони (факс, е-mail);
— выставление счетов на оплату;
— регистрация платежей по брони, внесение безналичных платежей;
— бронирование доп. ресурсов (залов/ресторанов);
— определение доп. услуг, составление предварительных вариантов меню для проведения мероприятий.
Служба размещения:
— текущая работа с клиентом (поселение, переселение, продление проживания);
— работа со счетами (фолио) гостей (начисление услуг, проведение оплат, возвраты, скидки, трансферы);
— ведение информации обо всех платежах и услугах, доступ к архиву счетов;
— текущая информация о состоянии номерного фонда гостиницы;
— ночной аудит (смена даты);
— закрытие смены кассира, администратора (X- и Z-отчёты);
— печать отчетов текущих и по смене (X-отчёт текущий, список чеков и проч.);
Служба горничных:
— регистрация смен горничных, учёт рабочего времени;
— планирование заданий на уборку;
— контроль над расходом моющих средств;
— ведение инвентаризации в номерах (мебель, освещение, сантехника и проч.);
— контроль над расходом комплектующих в номерах (мыло, шампунь и т.д.);
— работа с мини-барами (фиксация прихода / расхода продуктов, пополнение товаров в номерах);
— формирование отчетов (как готовых форм, так и создание новых);
— бюро находок: (регистрация найденных вещей, возврат владельцу);
— прачка (приём белья после планируемых уборок, дополнительная стирка вещей персонала / гостей, перемещение белья на склад).
Дополнительные возможности программы:
— ПО Shelter позволяет вести нескольких отелей в одной БД;
— В ПО Shelter реализована возможность работы с несколькими юридическими лицами.
— Модуль связи с фискальными регистраторами: пробитие чеков, оформление возвратов;
Также возможна поддержка нескольких фискальных регистраторов как на одном, так и на разных рабочих местах.
— Модуль связи с банковскими протоколами;
— Модуль «Интернет бронирование»: бронирование номеров как частными лицами, так и организациями непосредственно с сайта отеля.
(посмотреть пример работы модуля можно здесь: (http://shelter-online.ucs.ru/)
— Модуль оплаты броней через интернет;
— Модуль связи с системами бронирования;
— Модуль «Телефонный тарификатор»: тарификация исходящих звонков и автоматическое начисление стоимости услуги на фолио гостей;
— Модуль выгрузки «ExportTo»;
Модуль может использоваться для выгрузки данных по гостям для ФМС, выгрузки данных по оплатам и контрагентам в «1C», для прочих сторонних программ.
— Модуль смс и е-mail-рассылки: отправка сообщений на номер телефона или электронную почту гостям;
— Модуль связи с замковыми системами;
— Модуль выгрузки в «1С»: выгружаются данные по платежам, услугам, контрагентам;
Существует два варианта выгрузки данных в «1С»:
1) посредством универсального модуля «ExportTo» - формирование текстовых файлов и загрузка их содержимого в обработку «1С» (или иной сторонней программы), как в online, так и offline режиме;
2) использование готовой обработки для «1С» - подключение к БД в online режиме;
— Модуль связи с «R-Keeper» (v. 6 и 7): контроль над отпуском завтраков, включённых в стоимость проживания, закрытие заказов из «R-Keeper» в фолио гостей проживающих и на отдельно созданные фолио с детализацией блюд, возможность трансфера всех операций «R-Keeper» в «Shelter» для последующей единой выгрузки в «StoreHouse». Идентификация гостя может производиться по электронному ключу от номера, гостевой карте или вводом номера комнаты/фолио вручную.
— Модуль выгрузки в «StoreHouse».
Существует несколько вариантов выгрузки данных:
1) тип экспорта «Услуги» - выгрузка информации по отпущенным товарам;
2) тип экспорта «Номерной фонд» - выгрузка информации по выездам гостей для списания моющих/чистящих средств и прочих наименований на уборку номеров (в случае, когда не используется модуль «HouseKeeper»);
3) тип экспорта «Номерной фонд и корпуса» - информация о выездах выгружается с учётом корпусов.
— Модуль «ПДС»: выдача и использование скидочных карт (автоматическое применение скидок по картам).
Существует три варианта модуля:
1) «ПДС Shelter» - карты гостям предлагаются к выдаче автоматически по достижении установленного уровня (количество заездов или сумма внесённых средств) либо при необходимости могут быть выданы вручную. Карты могут использоваться и в ресторане («R-Keeper» настраивается на «ПДС Shelter»);
2) Связь с «ПДС R-Keeper» - применение скидок в «Shelter» по картам, выданным в «ПДС R-Keeper»;
3) Связь с «CardSystem» - единая дисконтная система, взаимодействующая с «R-Keeper», «Shelter», «Премьера» и проч.).
— Модуль связи с системами распознавания документов: использование сканеров для паспортов, водительских удостоверений и прочих документов при поселении гостей. Данные документов распознаются и передаются в программу, заполняя соответствующие поля в карточке гостя.
— Модуль связи с ПО «Abonement» (автоматизация фитнес-центров, катков и проч.): позволяет вести работу не только со сторонними гостями, но и с гостями, проживающими в отеле (оплата общих счетов по выезду);
— Модуль связи с ПО «ArchiMed» (автоматизация деятельности медицинских учреждений различного профиля): позволяет отпускать процедуры проживающим гостям с последующей оплатой на стойке администратора отеля.
— Модуль контроля подачи света: позволяет подавать электричество в номер при поселении гостя и отключать по выезду, а также контролировать подачу света в ресурсы менеджера мероприятия при старте / окончании мероприятия.
— Модуль связи с системой платного телевидения «Videolux»: подключение каналов разных уровней (детские / взрослые, платные / бесплатные) при поселении гостя, автоматическое начисление стоимости услуги на фолио гостя, а также доп. функции: установка горничными статуса номера (чистый/грязный), отметка о наличии позиций минибара; просмотр гостями балансов своих фолио, начисленных услуг, проведённых оплат.